Платформа для совместной работы: что выбрать?

Пандемия COVID-19 сыграла странную шутку со спросом на ИТ — по многим направлениям он упал, так как некоторым компаниям, особенно в секторе МСБ, свою деятельность пришлось серьёзно урезать, а то и вовсе свернуть.

Впрочем, по отдельным секторам решений наблюдался рост спроса, причём серьёзный. В их числе — платформы для организации совместной работы, с помощью которых предприятия сектора МСБ могут закрыть серьезную часть своих ИТ-потребностей по принципу «одного окна».

Мы решили взглянуть на возможности, предлагаемые некоторыми популярными платформами для совместной работы — возможно, это поможет вам понять, какая из них может оказаться наиболее полезной конкретно в вашем случае.

Для примера мы решили взять популярное решение Google Workspace, также широко известное Zoho Office Suite, и продукт отечественной разработки, Р7-Офис.

Что должна уметь онлайн-платформа, чтобы быть востребованной сегодня?

Сейчас пользователю, особенно корпоративному, нужно больше инструментов. Как минимум — сервис видеоконференцсвязи, которая стала очень и очень востребованной в связи с пандемийными обстоятельствами.

Желательно еще наличие каких-нибудь инструментов для текстового/голосового общения внутри группы (помимо видеоконференций), решения для управления проектами (в командной работе может очень пригодиться), CRM (нужно не всем сотрудникам, но тем, кто общается с внешними по отношению к команде людьми или организациями — маст хэв), средств построения внутрикорпоративной социальной сети и других возможностей.

«Каким файлообменником ты пользуешься? Конечно же…»

Google Workspace. Отдельные решения от Google появлялись на свет вроде бы независимо. Сначала почта Gmail, потом облачное файлохранилище Google Drive, онлайн-сервисы для работы с текстом и таблицами, ставшие впоследствии Документами Google.

С годами эта основа обросла новым функционалом, и на сегодня представляет собой один из популярнейших вариантов платформы для организации работы. Сегодня, после череды ребрендингов, платформа доступна нам под именем Google Workspace, и включает в себя множество инструментов для организации продуктивной работы онлайн.

Платформа Р7-Офис — отечественная разработка, давно переросшая статус пакета для работы с офисными документами. Сегодня здесь все необходимые инструменты, позволяющие считать этот пакет полноценным решением для организации командной работы и удаленного рабочего места сотрудника, включая видеоконференцсвязь.

Zoho Office Suite — тоже достаточно известная и востребованная платформа для работы в режиме онлайн. Пожалуй, наиболее известна как CRM-сервис, хотя на самом деле в составе решений есть все нужное для организации полноценного рабочего места, включая офисные редакторы.

Откуда отправлять почту?

Пусть электронной почте самой по себе стукнул уже не первый десяток лет, актуальности этот способ коммуникации не теряет. Это относится и к рабочим группам: даже притом, что внутренние коммуникационные потребности обслуживаются с помощью других инструментов, о которых мы поговорим ниже, один из самых общепринятых способов связи с внешним миром — это именно e-mail. И конечно, платформа для совместной работы просто обязана такой функционал предлагать.

Gmail, наверное, в особом представлении не нуждается — думается, абсолютное большинство читателей с этим сервисом как минимум знакомы. Удобный сервис электронной почты, доступный как через web-интерфейс так и с помощью внешних почтовых клиентов.

В случае Google Workspace Gmail доступен еще и в качестве почты для вашего домена. Здесь прилично работающий антиспам, мощный поиск (еще бы, это ведь Google), варианты сортировки корреспонденции, много чего еще. Не зря это самый популярный почтовый сервис в мире.

В платформе от Zoho функции почтового сервиса выполняет Zoho Mail. Конечно, основное ее предназначение — почта для вашего корпоративного домена. Функционально в целом аналогична сервису от Google.

В составе Р7-Офис также присутствует электронная почта. Но здесь пользователь имеет некоторое преимущество: развернуть ее можно даже у себя на сервере, что предполагает более высокий уровень конфиденциальности.

Как общаться с коллегами?

Однако помимо почты, нужны, конечно и более современные способы коммуникации. Особенно видеоконференцсвязь — доля «удалёнщиков» постоянно растет, и такого рода инструменты стали необходимыми. К этому же роду сервисов мы отнесем также и инструменты для построения корпоративной социальной сети — это ведь тоже формат коммуникаций, пусть и далеко ушедший от роли мессенджера.

Meet и Chat от Google — наследие сервиса Hangouts, который несколько лет назад разделился надвое. Meet берет на себя особенно востребованные в последнее время видеоконференции, а Chat — соответственно, текстовое (удобен в том числе как инструмент рабочего взаимодействия команды, включая обмен документами, мнениями и комментариями, пр.). К сожалению, в России из-за особенностей законодательной базы недоступен сервис Google Voice, который необходим для голосовой связи в сервисе Chat.

Currents — наследие «не взлетевшего» проекта социальной сети Google+, которая была закрыта для широкого круга пользователей в 2019 году. Однако возможность создавать корпоративные социальные сети в рамках платформы для совместной работы была, понятное дело, нужна, так что Google+ не пропала зря. Currents сделает более полным вовлечение сотрудника в корпоративную жизнь, давая возможности для общения, обсуждения важных тем, контента и др. При этом доступны инструменты модерирования и гибкой настройки сервиса под конкретные задачи.

В составе платформы Р7-Офис модуль Команда является своего рода центром мультимедийных коммуникаций для рабочей группы. Здесь доступна голосовая связь, видеоконференцсвязь (все на хорошем уровне, включая возможность демонстрации рабочего стола для всех участников конференции).

Модуль Сообщество там же поможет создать вполне полноценную корпоративную социальную сеть. Есть возможность вести блоги, проводить голосования и опросы, публиковать новости и информацию об объявлениях, вести форумы по актуальным вопросам, создавать WIKI-страницы, обмениваться текстовыми сообщениями между пользователями (инструмент Чат) и многое другое.

Коммуникационные возможности Zoho представлены сервисом Cliq, который является мессенджером с расширенными возможностями (аудио- и видеозвонки), а также инструментом построения внутрикорпоративной социальной сети Zoho Connect, которая призвана выполнять в принципе те же функции, что и Currents от Google. Также здесь есть приложение ShowTime (пригодится для организации онлайн-обучения, если оно вплетено в рабочий процесс в вашей компании), и Meeting, решение для видеоконференцсвязи с “говорящим” названием.

На чем писать, составлять и рисовать?

Функционал собственно работы с документами закрывается в Google Workspace набором приложений Docs, Sheets и Slides — Документы Google. Хорошо заточен под совместную многопользовательскую работу с документами, и достаточно функционален в плане широты возможностей. Мало того, с помощью специального расширения для браузера Google Chrome становится доступна работа и в режиме оффлайн (естественно, без синхронизации и совместного редактирования).

Однако нельзя сказать, что Документы Google напрочь лишены недостатков. Если документооборот вашей компании или учреждения предполагает обмен файлами со сторонними лицами или органами, могут возникать казусы. На заре своей истории офисные приложения от Google вообще не могли открывать документы другого популярнейшего в том числе и в России офисного пакета — Microsoft Office (теперь он называется Microsoft 365). Со временем ситуация начала исправляться, и веб-сервисы от Google стали понимать документы в форматах Microsoft, в том числе OOXML, ставший основным с выходом Microsoft Office 2007 (расширения *.docx, *.xlsx, *.pptx). Однако это понимание не всегда на должном уровне — если документ содержит сложное форматирование, в Документах Google он может отображаться неправильно, а в ряде случаев может и вовсе не открыться.

Редакторы Р7-Офис отличает одна важная черта — формат OOXML, базовый для офиса от Microsoft, здесь изначально был основным (офисные редакторы от Google и Zoho работают в своих собственных форматах, файлы иных форматов можно лишь импортировать и экспортировать). Как следствие, файлы самого распространенного в мире формата здесь открываются нативным образом, и всегда (ок, в 99+ процентов случаев) отображаются идеально правильно, даже если содержат сложное (и очень сложное) форматирование, диаграммы (включая поверхностные, они же surface charts), text art и прочие плюшки свежих версий офиса от Microsoft.

Разработчики основным инструментом отображения информации выбрали HTML5 Canvas, благодаря чему документы выглядят одинаково независимо от браузера, операционной системы и аппаратной платформы. Что важно, офисные редакторы здесь доступны не только онлайн, но и в виде десктопного приложения, а значит, наличие интернет-подключения (которое доступно не везде и не всегда) не является обязательным для того, чтобы поработать над документом.

По части совместной работы у отечественной платформы также есть свои преимущества. Так, здесь доступны два режима совместного редактирования — быстрый и строгий. Быстрый работает примерно так же, как и в Документах Google: каждый пользователь, вовлеченный в работу над тем или иным файлом, видит, что делают его коллеги в режиме реального времени. Здорово, зрелищно, но не всегда удобно. Иногда, работая над своей частью документа, лучше не отвлекаться на действия коллег, и в этом случае пригодится строгий режим, в котором изменения отображаются по нажатию кнопки сохранения.

Также заслуживает внимания наличие чата непосредственно в редакторах — в процессе работы над документами пользователю не придется переключаться на сторонние окна.

Офисная основа Zoho Workspace — это Zoho Writer, Zoho Sheets и Zoho Show, которые отвечают за работу с текстами, таблицами и презентациями соответственно. Разработчики Zoho не слишком заботятся об унификации интерфейса, поэтому у всех трех редакторов он выглядит по-разному.

Если в Sheets он более или менее похож на классический для подобного класса программ, то в Writer основные инструменты работы с текстом сгруппированы на боковой панели, которая к тому же не отображается по умолчанию (вызывается нажатием на специальную кнопку или через контекстное меню выделения в тексте).

По части совместимости с документами извне (то есть с майкрософтовским OOXML — все-таки это самый популярный формат офисных документов в мире) дела обстоят не слишком хорошо.

Простые документы откроются, содержащие сложное форматирование — чаще всего (но не всегда!) тоже, но отображаться будут неправильно. А диаграммы и чарты при импорте из *.docx превращаются в тыкву картинки — отредактировать их, поменять какие-то значения теперь невозможно.

Куда девать файлы?

Функции облачного файлового хранилища и обменника в Workspace от Google выполняет небезызвестный Google Drive — он используется в том числе и для офисных документов, в связке с Документами Google. Предлагает версионирование, плюс удобный функционал предоставления доступа к документам другим пользователям с гибкой настройкой прав.

За работу с файлами в Zoho отвечает сервис WorkDrive (облачное хранилище с возможностью делиться файлами как с конкретными людьми, так и с рабочими группами).

В Р7-Офис этот функционал возложен на модуль Документы, который предлагает пользователю возможности настройки уровня доступа: просмотр, рецензирование, полный доступ.

Также доступны такие функции как работа с формами, пользовательский фильтр (для таблиц), контроль версий и ревизий документов. Поддерживается работа со сторонними облачными сервисами, такими как Яндекс Диск, OwnCloud и др. Помимо офисных файлов поддерживается хранение и воспроизведение аудио- и видеофайлов.

Кроме обязательного набора в составе платформ для совместной работы встречаются дополнительные инструменты, призванные облегчить пользователю жизнь, — во всяком случае, в определенных аспектах.

Во-первых, нельзя не упомянуть Google Calendar – мощный инструмент планирования, хорошо интегрированный со всеми сервисами. В составе Google Workspace также присутствует такой сервис как Forms — для анкетирования и проведения опросов.

Может быть стать удобным инструментом менеджера и маркетолога, так как позволяет получать структурированную обратную связь как от сотрудников компании, так и от клиентов. Есть также сервис Keep для заметок самого разного рода (может быть использован и в рамках рабочей группы, а также выступить в роли мини-органайзера, например, для формирования списка задач).

А еще есть такой инструмент как Sites — как следует из названия, конструктор веб-сайтов, позволяющий создавать веб-страницы даже не имеющим специализированного опыта пользователям.

От количества входящих в экосистему Zoho продуктов на самом деле едва не рябит в глазах — здесь и решения для маркетинга, и для службы персонала, и для ИТ-менеджмента, и для проектной работы, для финансистов. при этом некоторые продукты существуют даже в нескольких ипостасях, ориентированных на разную аудиторию.

К примеру, помимо традиционной Zoho CRM существует такой продукт как Bigin — позиционируется как CRM для небольших компаний, ориентированная на пайплайн-представление (пайплайн понимается как листинг сделок в различных стадиях продвижения).

Или, другой пример, есть Zoho Projects, более или менее традиционный инструмент управления проектами, но пользователям также предлагается и Zoho Sprints — это тоже про проектную работу, но ориентирован данный инструмент прежде всего на Agile-команды, работающие удаленно.

Функционал Р7-Офис также выходит далеко за пределы минимально необходимого для организации эффективной совместной работы. Здесь присутствует вполне CRMка и функции управления проектами (диаграммы Гантта — в наличии). Модуль Люди позволит не запутаться в рабочих контактах, а Календарь станет мощным инструментом планирования различных событий (он интегрирован с модулем управления проектами и CRM).

Платформа Р7-Офис имеет одно существенное отличие от зарубежных конкурентов. Ее можно развернуть on-premises, на собственном корпоративном сервере. Что в существенной мере повышает уровень безопасности использования системы, а это все-таки важный аспект.