Как сжать размер файлов электронных таблиц в Microsoft Excel

Если вы работаете с Microsoft Excel, иногда вы можете столкнуться с большим файлом, который вы можете уменьшить в размере, чтобы сделать его более управляемым для обмена через Интернет или хранения на съемном диске.

Независимо от сценария, в Excel есть несколько вариантов уменьшения размера электронной таблицы. Например, вы можете сохранить файл в двоичном формате, изменить разрешение или сжатие встроенных изображений, удалить ненужные листы и многое другое, в том числе заархивировать файл в проводнике.

Это руководство проведет вас через рекомендуемые (откроется в новой вкладке) действия по сжатию электронной таблицы Excel в Windows 11 или 10.

Как уменьшить размер таблицы в Excel

При использовании Microsoft Excel вы можете уменьшить размер электронной таблицы Excel несколькими способами, включая сохранение файла в двоичном формате, снижение разрешения и сжатие файлов изображений, удаление ненужных листов, исключение сводного кэша и использование сжатия файлов с помощью Zip-контейнера. .

Сохранить текущий файл в двоичном формате

Чтобы сохранить текущую электронную таблицу в двоичном формате для экономии места, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Откройте электронную таблицу.
3. Щелкните Файл.
4. Нажмите «Сохранить как».
5. Используйте параметр «Сохранить как тип» и выберите параметр «Двоичная книга Excel (*.xlsb)».
6. Нажмите кнопку Сохранить.

Сохранить файл в двоичном формате

Чтобы изменить настройки Excel, чтобы файлы всегда сохранялись в двоичном формате, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Откройте электронную таблицу.
3. Щелкните Файл.
4. Нажмите «Параметры».
5. Нажмите Сохранить.
6. В разделе «Сохранить книги» используйте параметр «Сохранить файлы в этом формате» и выберите параметр «Двоичная книга Excel».
7. Нажмите кнопку ОК.

Удалить ненужные рабочие листы

В качестве альтернативы, если у вас есть разные листы без важной информации, вы можете удалить их, чтобы уменьшить размер файла.

Чтобы удалить листы без важной информации из электронной таблицы, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Откройте электронную таблицу.
3. Нажмите на лист внизу страницы.
4. Подтвердите, что на нем нет критической информации.
5. Щелкните лист правой кнопкой мыши и выберите параметр «Удалить».

Сохранить в более низком разрешении

Чтобы сохранить изображения в файле Excel с более низким разрешением, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Откройте электронную таблицу.
3. Щелкните Файл.
4. Нажмите «Параметры».
5. Нажмите «Дополнительно».
6. В разделе «Размер и качество изображения» выберите параметр «Удалить данные редактирования», чтобы удалить данные для восстановления выпусков изображений.
7. Снимите флажок «Не сжимать изображения в файле», чтобы разрешить сжатие.
8. Используйте параметр «Разрешение по умолчанию» и выберите параметр 150ppi или ниже, чтобы уменьшить разрешение изображений.
9. Нажмите кнопку ОК.

Сжать изображения в файле

Чтобы сжать изображения в Excel, чтобы уменьшить размер файла, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Откройте документ.
3. Выберите изображение, встроенное в электронную таблицу.
4. Перейдите на вкладку Формат изображения.
5. В разделе «Настройка» нажмите кнопку «Сжать изображения».
6. В разделе «Параметры сжатия» снимите флажок «Применить только к этому изображению», чтобы один и тот же параметр применялся ко всем изображениям в документе.
7. Установите флажок «Удалить обрезанные области изображений».
8. В разделе «Разрешение» выберите параметр «Использовать разрешение по умолчанию».

Избегайте сохранения сводного кеша в файле

Файлы Excel, содержащие одну или несколько сводных таблиц, могут занимать больше места, поскольку они сохраняют кэш данных исходной таблицы. Однако, если вам необходимо уменьшить размер электронной таблицы, вы можете отключить опцию сохранения кэша данных для сводных таблиц, чтобы обновлять информацию при открытии файла.

Чтобы уменьшить размер файла Excel, содержащего сводную таблицу, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Excel.
2. Откройте документ.
3. Выберите ячейку в сводной таблице.
4. Перейдите на вкладку Анализ сводной таблицы.
5. В группе «Сводная таблица» нажмите «Параметры».
6. Щелкните вкладку Данные.
7. Снимите флажок «Сохранить исходные данные с файлом».
8. Установите флажок «Обновлять данные при открытии файла».

Заархивируйте файл электронной таблицы

Если вы не хотите изменять настройки приложения, также можно уменьшить размер электронной таблицы, используя сжатие файлов с помощью ZIP-папки.

Чтобы заархивировать электронную таблицу Excel, чтобы уменьшить размер файла, выполните следующие действия:

1. Откройте проводник.
2. Откройте расположение папки с файлами для сжатия.
3. Нажмите кнопку меню «Создать» на панели команд и выберите параметр «Сжатая (заархивированная) папка».

4. Подтвердите имя ZIP-папки и нажмите Enter.
5. Выберите электронную таблицу для архивирования.
6. Щелкните правой кнопкой мыши выделение и выберите параметр «Вырезать».

6. Дважды щелкните только что созданную zip-папку.
7. Нажмите кнопку «Вставить» на панели команд.

После того, как вы выполните эти шаги, таблица Excel уменьшит свой размер, чтобы сделать ее более управляемой.

Дополнительные ресурсы

Дополнительные полезные статьи, охват и ответы на распространенные вопросы о Windows 10 и Windows 11 см. на следующих ресурсах: