Как обезопасить свой офис

Проблема безопасности офисных программ остается по прежнему актуальной. Исследование школы Кларка при Университете Мэриленда является одним из первых, в котором количественно оценивается почти постоянная скорость хакерских атак на компьютеры с доступом в Интернет – в среднем каждые 39 секунд.

Как же обезопасить свои данные в офисном ПО от взлома? Об этом мы поговорим в этой статье.

Мы рассмотрим меры защиты данных, на примере отечественного офисного пакета Р7-Офис. Недавно они выпустили много обновлений, направленных на безопасность и все новейшие способы защиты описание в этой статье, уже ими используются.

В компьютерной безопасности важны два направления: современное ПО и обученный персонал.

Специалисты советуют прибегнуть к таким мерам по обеспечению компьютерной безопасности в офисе:

• Использовать двухфакторную аутентификацию.

Эта дополнительная мера защиты, которая не даст злоумышленнику получить доступ к вашим данным без дополнительного секретного кода, который приходит на телефон.

• Использовать длинные и сложные пароли.

Использование длинного пароля (более 8 символов) с различными заглавными буквами и специальными знаками делает невозможным автоматический подбор пароля киберпреступником. В Р7-Офис теперь невозможно задать пароль менее 8 символов.

• Шифрование файлов.

Любой локальный компьютер подключенный к сети может быть заражен вредоносными действиями. При удаленном доступе преступники могут получить возможность проверить имеющиеся файлы. Шифрование защищает вашу личную информацию, и ваши данные не попадут в руки третьих лиц.

• Упорядочить систему паролей.

Простые пароли достаточно легко угадать методом перебора, поэтому рекомендуется устанавливать минимальную длину пароля не менее восьми символов. Если пользователь забыл пароль и пытается восстановить доступ, старый пароль не должен использоваться повторно.

Технология единого входа избавит пользователей от необходимости регулярно входить в систему при каждом сеансе работы.

Постоянное совершенствование используемого программного обеспечения станет ключом к сохранению ваших данных и снижению финансовых рисков. Важно понимать, что компьютерная безопасность не имеет конца, а является непрерывным процессом.

Как уменьшить потенциальную уязвимость сотрудников вашего офиса

В первом десятилетии 21 века жертвами компьютерных преступников стали более полумиллиарда человек. Конечно, большинство всех преступлений совершается путем использования уязвимостей системы безопасности, но человеческий фактор также играет значительную роль в успехе мошенников всех мастей.

Даже в наше время значительная часть людей может использовать устаревшее программное обеспечение или поддаваться на заголовки фишинговых писем. В офисной среде одно заражение компьютера вредоносным ПО может привести к потере ценных данных и, в конечном итоге, к финансовым потерям. Каждый сотрудник в каждой компании должен следовать этим правилам компьютерной гигиены:

• Установка антивирусной программы. Большинство существующих продуктов легко предотвратят возможное заражение компьютера. Пользователь должен быть осторожен, если его попросят отключить антивирусную программу, так как в этом случае риск заражения будет максимальным.
• Используйте сложные пароли. Простой пароль достаточно легко угадать, потому что большинство людей не используют оригинальные комбинации. Пароль типа “wasd123” будет фатальной ошибкой для любого пользователя. Также важно выбирать пароль отдельно для каждого ресурса, которым вы пользуетесь.
• Регулярные обновления. Windows регулярно выпускает обновления для своих продуктов. Это исправляет ошибки и возможные уязвимости в системе безопасности. Например, в реальности 2021 года использование Windows 7 абсолютно противопоказано любому пользователю из-за отсутствия поддержки и новых обновлений.
• Спам и вложения. Любое письмо, приходящее по почте, может содержать потенциальное вредоносное ПО. Поэтому не следует открывать файлы word, exel, .exe и файлы, присланные незнакомцами.
• Служба безопасности компании должна проводить тренинги и курсы для всех сотрудников. Небезосновательно проводить проверки, чтобы убедиться, что сотрудники соблюдают все правила компании.

Как показывает мировая практика, безопасность никогда не бывает излишней. В наше время злоумышленники могут находиться за тысячи километров и пытаться получить ценные данные. Поэтому соблюдение простейших правил и совершенствование своих систем станет залогом долгого и успешного бизнеса.