Как добавить и изменить подпись в Microsoft Outlook

2 min


Подпись в конце вашего сообщения Outlook или Gmail может добавить блеск в ваши электронные письма. Почтовые подписи являются сетевым и рекламным инструментом. Даже простая подпись, включающая ваше имя, контактную информацию и, при желании, ваш веб-сайт и служебный адрес, говорит о многом.

Если вы используете Outlook для электронной почты, то создать подпись очень просто. Это не займет много времени, предлагает гибкость и может предоставить вам несколько подписей для делового и личного общения.

Как добавить подпись в Outlook

Если вы не знаете, как создать подпись в Outlook, сначала необходимо получить доступ к экрану настройки. Вы можете открыть эту область двумя разными способами в настольном приложении Outlook.

  • Первый способ – нажать Файл> Параметры> Почта. Вы должны увидеть опцию для подписи и просто нажать на эту кнопку.

подписи в настройках outlook mail

  • Второй способ доступа к окну настройки – на экране составления электронной почты. Выберите вкладку «Вставка», раскрывающийся список «Подписи» и выберите «Подписи».

подписи в электронном письме

Оба эти метода приведут вас к экрану «Подписи и бланк». Здесь вы создадите свою подпись и настроите ее параметры.

Как создать подпись в Outlook

Для начала создания вашей первой подписи убедитесь, что вы находитесь на вкладке Подпись электронной почты в окне настройки. Затем выполните следующие действия.

  1. Выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите использовать справа, если у вас настроено более одного адреса. Помните, что вы можете создать несколько подписей для нескольких учетных записей.
  2. Нажмите New, которая должна быть единственной доступной кнопкой, если других подписей еще нет.
  3. Дайте вашей подписи имя. Это так же важно, как и удобно, если вы планируете установить более одной подписи. Например, вы можете выбрать разные подписи для новых сообщений и ответов или для сообщений в офисе и вне офиса. Итак, попробуйте использовать значимое имя, которое вы узнаете с первого взгляда.
  4. Нажмите OK, когда закончите.

Как отформатировать подпись

Теперь самое интересное – создание отличной подписи электронной почты в текстовом редакторе. Конечно, вы можете сделать это просто, просто вставив свое имя и контактную информацию. Но вы можете использовать доступные инструменты для изменения стиля и размера шрифта, форматирования текста, изменения его цвета и выравнивания по левому, правому или центру.

Если вы хотите внести эти изменения, вы можете использовать инструменты до ввода вашей подписи или после. Однако проще всего начать с ввода своей подписи в текстовое поле «Подпись электронной почты», а затем внести изменения.

Украсить текст

Чтобы изменить текст в подписи после его ввода, просто выделите текст и внесите изменения в стиль, размер, форматирование или цвет шрифта. Например, может быть, вы хотели бы, чтобы ваше имя выглядело более крупным и изящным шрифтом. Или, возможно, вы хотите, чтобы название вашей компании и номер телефона отображались в цветах вашей компании.

Добавить ссылку

Приятная особенность создания подписи на рабочем столе Outlook заключается в том, что если вы хотите добавить ссылку на веб-сайт, приложение сделает это за вас автоматически. Например, если вы начнете печатать «www.» а затем остальная часть URL-адреса, когда вы нажимаете клавишу Enter, текст будет связан с сайтом для вас.

Кроме того, вы можете связать текст самостоятельно и использовать другой язык с помощью кнопки Гиперссылка. Это позволяет вам составить любой текст, который вам нравится, и связать его. Например, вы можете захотеть, чтобы название вашей компании отображалось как есть, но связать его с сайтом компании.

Для этого выполните следующие действия:

  1. Выделите текст и нажмите кнопку «Гиперссылка» в верхней части редактора.
  2. Под ссылкой Чтобы убедиться, что выбран существующий файл или веб-страница.
  3. Подтвердите текст, отображаемый вверху, а затем введите URL-адрес в поле «Адрес».
  4. Нажмите OK, и все готово.

Вы заметите, что вы также можете указать ссылку на электронное письмо в том же поле, что является еще одним удобным способом форматирования вашего электронного адреса. Вы даже можете включить строку темы, чтобы знать, что сообщение отправлено пользователем, который щелкнул ваш адрес в электронном письме. Просто обратите внимание, пользователь может скорректировать эту тему с помощью своего собственного приложения.

Вставьте изображение

Еще один отличный способ выделить свою подпись – вставить изображение. Чаще всего для этого используется логотип вашей компании. И многие компании действительно требуют, чтобы их логотип был в вашей подписи. В любом случае, добавить это так же просто, как добавить ссылку.

Наведите курсор на место в вашей подписи, где вы хотите изображение и нажмите кнопку Изображение. Найдите файл во всплывающем окне, выберите его и нажмите «Вставить». Вот и все, Outlook вставляет ваше изображение в вашу подпись.

Если после вставки изображения вы понимаете, что оно может использовать некоторое форматирование, вы можете сделать это тоже. Просто дважды щелкните по изображению, чтобы открыть окно форматирования. Затем вы можете настроить размер или цвета и линии, а также ввести альтернативный текст и обрезать изображение.

Другой потрясающий способ отформатировать изображение в вашей подписи – это связать его. Таким образом, ваш получатель может просто нажать на логотип и перейти прямо на сайт вашей компании. Для этого добавьте изображение и вставьте ссылку с вышеуказанными шагами.

Включите визитную карточку

Хотя, возможно, не так часто, как другие инструменты форматирования, есть возможность добавить визитку. Просто поместите курсор в нужное место, нажмите кнопку «Визитная карточка», выберите место в раскрывающемся списке «Искать» и нажмите «ОК».

Если у вас есть сохраненная визитная карточка, на которой указано ваше имя, должность и название компании, это удобный способ быстро добавить эти данные.

Как настроить подпись

Все, что вам нужно сделать сейчас, это решить, когда его следует использовать. Вы уже выбрали адрес электронной почты, чтобы прикрепить его, но это еще не все. Вы можете использовать подпись для новых сообщений, ответов и пересылок, или для того и другого. И вы можете создавать разные для каждого.

Например, если у вас есть подпись, которая включает много деталей вместе с вашим именем, вы можете не захотеть включать все это, когда вы просто отвечаете или пересылаете кому-то электронное письмо. В то время вы можете просто сказать «спасибо» вместе с вашим именем.

Таким образом, вы должны оставить имя своей новой подписи электронной почты в области «Новые сообщения», а затем создать еще одну новую подпись и выбрать ее имя в поле «Ответы / пересылка». Outlook будет вставлять их в ваши электронные письма по умолчанию, но вы можете изменить их перед отправкой.

Как использовать другую подпись в Outlook

Теперь, когда у вас установлены подписи по умолчанию, вам не нужно беспокоиться об их вставке при составлении, ответе или пересылке сообщения. Но что, если вы хотите использовать другую подпись в этом письме?

В окне нового сообщения щелкните вкладку Вставить. Затем выберите раскрывающийся список Подписи и выберите подпись, которую вы хотите использовать. Затем вы увидите, что ваш выбор всплывает прямо в вашем письме, заменяя по умолчанию.

Как изменить подпись в Outlook

Вы можете настроить все свои подписи сейчас, но понимаете, что вам нужно внести изменения. Как вы редактируете существующую подпись? Это так же просто, как создать.

Еще раз, откройте окно настройки подписи, нажав Файл> Параметры> Почта. Или на экране составления сообщения электронной почты выберите вкладку «Вставка», раскрывающийся список «Подписи» и выберите «Подписи».

Затем выберите имя подписи в поле «Выбрать подпись для редактирования». Внесите изменения в редакторе и нажмите «Сохранить».

Вы также можете переименовать свою подпись в этой области, если это необходимо. Нажмите «Переименовать», введите новое имя и нажмите «Сохранить».

Подписи предназначены не только для деловых писем

Вы можете оказаться в ситуации, когда в вашей компании существуют строгие правила для подписи и форматирования электронной почты. Или вы просто предпочитаете, чтобы ваши подписи были простыми по профессиональным причинам. Но подписи электронной почты предназначены не только для бизнеса, и с помощью инструментов, предлагаемых Outlook, вы можете сделать свои личные электронные письма интересными и творческими.

Вот только несколько предложений.

Добавьте праздничное приветствие в электронные письма, которые вы отправляете друзьям и родственникам. Вы можете добавить симпатичный праздничный образ, добавить веселое завершение и украсить свою подпись праздничными цветами.

Включите цитату из мотивации, вдохновения или старого доброго юмора. С помощью инструментов форматирования в Outlook вы можете сделать любые слова необычными или забавными.

Покажите свой командный дух для футбола, баскетбола или бейсбола. Вы можете вставить фотографию своей любимой команды, связать ее с ее официальным сайтом и использовать цвета команды для создания классного эффекта.

И для получения дополнительных возможностей, посмотрите на эти генераторы подписи электронной почты, чтобы выделить ваши электронные письма.

Ваша подпись Outlook в Интернете

Если вы время от времени получаете доступ к своей учетной записи Outlook в Интернете, вы также можете добавить подпись по умолчанию. Да, Outlook в Интернете – это не совсем то же самое, что Outlook на настольных компьютерах, но это то, что они оба разделяют. Узнайте больше о различиях между Outlook, Hotmail и почтовыми службами Microsoft.

  1. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу, чтобы открыть настройки.
  2. Внизу выберите Просмотреть все параметры Outlook.
  3. Выберите Почту слева, затем Составьте и ответьте.

Хотя в настоящее время вы можете создавать и использовать только одну подпись на сайте Outlook, вы все равно можете форматировать ее, добавлять изображения и ссылки и настраивать ее для типа сообщения.

Найдите время, чтобы создать подпись электронной почты для Outlook

Для деловых электронных писем подписи могут быть простыми, привлекательными и полезными одновременно. Они дают вашим получателям простой способ увидеть вашу контактную информацию и посетить веб-сайт вашей компании. Для личных писем подписи могут быть уникальными, веселыми и интересными. Они могут показать личность и дух.

Так что потратить время на создание подписи электронной почты Outlook всегда стоит.

Если вам нужна дополнительная помощь с подписью вашей компании, ознакомьтесь с нашими советами по созданию идеальной профессиональной подписи электронной почты.


0 Comments

Добавить комментарий