6 советов по использованию Microsoft OneNote в качестве списка дел
Максимально используйте свой список дел OneNote, применяя наши советы по улучшению контрольных списков в Microsoft OneNote.
OneNote доступен на всех устройствах. Это позволяет быстро находить важные задачи. Если вы распределите задачи по категориям, OneNote соберет все помеченные заметки для быстрого доступа, поиска и печати. Это только одна из основных характеристик.
Мы покажем вам несколько простых советов по составлению действенного списка дел в OneNote, чтобы вы могли закончить свою работу вовремя.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)
1. Используйте ярлыки, чтобы сделать контрольные списки проще простого
Тег списка дел добавляет флажок рядом с заметкой. Вы можете использовать его, чтобы отметить ожидающие задачи и создать контрольный список, например, поручения для выполнения и ежедневные задачи, которые необходимо выполнить. Как только они будут завершены, отметьте их. OneNote позволяет легко создавать список дел.
Выберите заметку или текст заметки и нажмите Ctrl + 1, чтобы добавить флажок. Вы можете добавить теги в свой список дел, чтобы отметить важные элементы в заметке, добавить контекстную информацию для ясности и получить эти задачи во время поиска. Например, нажмите Ctrl + 2, чтобы добавить звездочку, Ctrl + 3, чтобы добавить вопросительный знак, и т. д.
Также можно управлять иерархией списка и создавать подзадачи. Например, если вы работаете над сложным проектом, вам может понадобиться подсписок второстепенных задач, которые необходимо отметить перед завершением всего проекта.
Просто нажмите клавишу Tab, чтобы создать подзадачу. Чтобы переместить задачи вверх или вниз в списке дел, нажмите клавиши Alt + Shift + стрелка вверх или вниз.
2. Вставьте свои файлы в OneNote
Когда вы работаете над проектом, легко потерять представление о том, какие вещи вы должны выполнить или не забыть завершить проект. Вместо того, чтобы дублировать такую информацию в нескольких местах, вы можете перенести материал прямо в OneNote.
В приложении OneNote для Windows 10 поместите курсор рядом с задачей, а затем нажмите «Вставить» -> «Файл».
В появившемся диалоговом окне выберите любой из трех вариантов: «Загрузить в OneDrive и вставить ссылку», «Вставить как вложение» или «Вставить как распечатку».
Первый вариант загружает копию файла в OneDrive (в папку OneNote Uploads) и вставляет ссылку на текущую страницу. Если это документ Office, OneNote отобразит предварительный просмотр файла в реальном времени, не открывая его в соответствующем приложении. Для всех других типов документов вы просто увидите ссылку на этот файл.
Когда вы вставляете файл как вложение, вложенные файлы не имеют ссылки на свой источник, поэтому любые внесенные вами изменения будут существовать только в OneNote. OneNote также вставляет значок файла для каждого вложения в ваших заметках.
Какой бы вариант вы ни выбрали, создайте список дел и начните работу над своим документом. Вы никогда ничего не забудете, а последняя копия всегда будет в OneNote.
3. Создайте доску Канбан в OneNote
Если вы пытаетесь справиться с множеством задач и не можете расставить приоритеты, тогда вам подойдет метод Канбан. С помощью Канбана вы можете разбивать сложные задачи на более мелкие этапы и отображать их визуально.
Вы можете понять ход выполнения своих задач, связанные с ними проблемы и определить возможности для улучшений. В OneNote легко создать шаблон Канбан.
Сначала создайте новую страницу и назовите ее «Моя доска». Мы создадим три таблицы и пометим их как «Делать , «На этой неделе» и «Архив». Для каждой таблицы создайте три столбца — Project, Task и Priority.
Введите первый столбец, нажмите клавишу Tab и назовите следующий столбец. Повторяйте шаги, пока не превратите его в таблицу. Столы действуют как центральная точка для всех ваших задач. Затем спроектируйте его таким образом, который имеет смысл для вас.
В каждой строке создайте задачу. Когда вы закончите задачу, наведите курсор мыши чуть влево, чтобы открыть якорь. Нажмите и перетащите строку между таблицами.
Вы можете вставить файл в ячейку столбца или ссылку на другую страницу OneNote, чтобы получить дополнительные сведения о задаче.
Существует готовый шаблон OneNote Kanban от Auscomp, в котором реализованы все лучшие практики Kanban. На доске есть несколько столбцов: «Незавершенная работа», «Далее», «В процессе», «В фокусе», и вы даже можете настроить их.
Организуйте свои задачи и дела визуально, а затем просто перетаскивайте задачи в другие столбцы.
Существует более 20 карточек со стилями для отображения названия, описания, срока выполнения и многого другого. Вы можете выделить задачи, используя дополнительные символы и изображения. Вы можете скачать этот шаблон всего за 10 долларов.
4. Добавьте больше контекста в свой список дел
Контекст — это определенный набор условий, характеризующих ситуацию, в которой вы выполняете задачу. Когда вы добавляете контекст, это помогает вам лучше настроить ресурсы и направление ваших усилий, свести к минимуму неэффективность и потенциальные ошибки. OneNote позволяет добавлять контекст несколькими способами:
Превращение списка дел в страницы
OneNote 2019 может превратить список элементов в отдельные страницы. Просто создайте список задач, кликните правой кнопкой мыши и выберите Связать со страницами в контекстном меню. Элементы списка преобразуются во внутреннюю ссылку, а каждой задаче соответствует отдельная страница в разделе.
Теперь на каждой странице добавьте заметку, ссылки, теги, изображения и многое другое. Связанных страниц достаточно, чтобы предоставить полный контекст с точки зрения вашей задачи и ее важности.
Интеграция задач между Microsoft To-Do и OneNote
Хотя оба они являются продуктами Microsoft, интеграция между To-Do и OneNote не была запланирована. Но задумывались ли вы когда-нибудь, каким будет ваш рабочий процесс, если любая задача, которую вы создаете в OneNote, синхронизируется с To-Do и наоборот?
Это возможно с помощью приложения pleexy.
Интеграция с Outlook для управления проектами
Как задачи Outlook, так и список дел OneNote не соответствуют некоторым аспектам. В задачах Outlook отсутствуют функции управления контекстом и задачами в OneNote. Однако вы можете использовать OneNote и Outlook вместе для проектов, требующих комплексного планирования и видения.
Вы можете добавить задачу Outlook в OneNote, сохранить сообщение электронной почты в OneNote, использовать OneNote для собраний Outlook и многое другое.
Добавить напоминание в тег списка дел
В OneNote отсутствуют собственные возможности напоминаний. Надстройка OneMore для OneNote может эмулировать функции напоминаний для людей, которые не используют или не имеют Outlook. Добавьте тег к задаче и поместите курсор на интересующий абзац. Затем выберите «Напоминание» -> «Добавить или обновить напоминание».
В появившемся диалоговом окне добавьте тему, дату выполнения, статус, приоритет и нажмите «ОК». По мере приближения срока выполнения OneMore будет отображать всплывающее уведомление в области уведомлений Windows.
Примечание. Уведомления отправляются только во время работы OneNote.
5. Закрепите OneNote для лучшего управления списком дел
В OneNote представление по умолчанию отлично подходит для создания заметок, добавления изображений, таблиц и многого другого. Если вы создаете список дел, это представление не использует пространство экрана эффективно, и вы можете потерять фокус.
Вы можете закрепить окно OneNote, чтобы оно располагалось поверх всех остальных приложений. Перейдите на вкладку «Вид» -> выберите «Прикрепить к рабочему столу».
Когда вы работаете над задачей в другом приложении, вы можете быстро переключаться между двумя открытыми окнами, копировать и вставлять ссылки на свои задачи и т. д.
Кроме того, вы можете использовать собственный ярлык на рабочем столе, чтобы напрямую запускать OneNote в закрепленном режиме. Просто добавьте «/ docked» в «ONENOTE.EXE. Путь будет выглядеть так:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ONENOTE.EXE" /dockedВ зависимости от диска и папки, в которой установлен Microsoft Office 2016, вам может потребоваться изменить путь. «Office 2016» становится «Office15», если вы используете Office 2013. На данный момент OneNote для Windows 10 не имеет этой функции.
6. Создайте главный список дел в OneNote
После того, как вы пометили много элементов на своих страницах OneNote, вы захотите использовать функцию «Найти теги», чтобы получить обзор своего списка дел. Перейдите на вкладку «Главная», затем выберите «Найти теги».
Недавно созданная страница сводки тегов содержит все теги, перечисленные на панели задач сводки тегов.
Если вы хотите знать, какие задачи остались, установите флажок Показать только неотмеченные элементы. Для определенных разделов, записных книжек или всех записных книжек кликните стрелку раскрывающегося списка «Поиск » и выберите, где вы хотите искать теги.
Мы часто увлекаемся системами повышения производительности и многообещающими функциями приложений со списками дел. Ваше управление задачами становится чрезмерной активностью и поводом для прокрастинации. OneNote — мощный инструмент; вы можете лепить его как угодно.
