5 сервисов автоматизации, которые нужны бизнесу

Когда компания масштабируется, увеличивается и количество рутинных задач. При этом отправить 10 документов вручную реально, а 110 уже становится проблематично — растёт вероятность совершить ошибку, задержать отправку или вовсе забыть про документ. В этой статье собрали пять российских сервисов, которые помогут автоматизировать самые важные бизнес-процессы в компании.

Сбор данных

Вопрос систематизации всех данных о клиентах решают CRM-системы. Они собирают, хранят и обрабатывают информацию о заказчиках. В карточках фиксируются его контактные данные, а также история общения менеджера с лидом. В итоге можно отследить всю историю сделки: звонки, комментарии, пожелания, о чем договорились, когда дедлайн, какие документы нужно отправить.

Такие системы дают наглядное представление, сколько лидов у компании, на каком этапе они находятся, каков прогнозируемый бюджет. Если менеджер уходит из компании или увольняется, то другой сотрудник может взять клиента, заранее прочитав всю информацию о нём. А анализ данных CRM-системы помогает решить, какие методы могут повысить эффективность воронки-продаж: чат-бот с ответами на наиболее частые вопросы, голосовые помощники.

Bitrix24

Одна из самых популярных CRM-платформ — Bitrix24. Сервис автоматически ведёт клиента по всем этапам воронки продаж. Маршрут можно настроить самостоятельно или воспользоваться готовым решением.

Заявки потенциальных покупателей автоматически фиксируются в карточках и превращаются в задачи для продажников. На всем пути программа подсказывает сотруднику дальнейшие действия. Например, рассказать о сроках или выставить счёт. Вся история общения и документы сохраняются в системе и доступны как начальникам, так и исполнителям.

У сервиса есть бесплатная версия, которая имеет ограниченный функционал, но подойдёт для того, чтобы понять, подходит ли вам данный сервис.

Анализ данных

Если компания используют несколько площадок для продвижения, то необходимо собирать и сравнивать данные со всех. Это даёт понимание, как площадка работает эффективнее, как правильнее распределить бюджет. Вручную работать с большим массивом данных сложно, поэтому для автоматизации этого процесса используют BI-сервисы.

BI-система собирает информацию из разных источников, обрабатывает её и выдаёт готовые отчёты и инфографики по всем собранным данным. С помощью BI-систем можно анализировать маркетинговые активности, рекламные площадки, продажи.

Proceset

Proceset — аналитическая система для сбора и загрузки данных, включенная в реестр российских ПО. Эта платформа в реальном времени анализирует данные, демонстрирует изменения показателей и уведомляет сотрудников в случаях отклонений.

Система выгружает данные из облачных хранилищ, например, CRM-систем, баз данных и электронных таблиц, используемых в компании. На основе данных создаёт интерактивные виджеты с показателями и предлагает изменения в бизнес-процессах. Помимо аналитики данных процессов компании, в Proceset есть возможность изучить работу отдельных сотрудников и отделов.

Бесплатного тарифа у Proceset нет, но есть пробная версия, которую необходимо запросить у менеджеров.

Работа с документацией

Минимальный путь подписания документов состоит из трёх шагов: составить и подписать документ, отправить его контрагенту в двух экземплярах, забрать у контрагента свой вариант. Если на каком-то из этапов находится ошибка, то цепочка повторяется.

После подключения сервиса электронного документооборота вся эта цепочка переносится в онлайне по аналогии с электронной почтой. Документы можно составить автоматически, а на подписание и отправку тратится одна минута. При этом все документы, подписанные через одобренных операторов ЭДО, обладают той же юридической силой, что и бумажные их варианты.

Docrobot

Платформа Docrobot предлагает решения для электронного документооборота, маркировки, логистики, а также сервисы, позволяющие упростить и автоматизировать работу с заказами, поставками, документами, маркированными товарами, аналитикой и отчётами.

Через сервис можно передавать, редактировать, подписывать и хранить электронные документы. Docrobot работает со стандартизированными сообщениями с помощью технологии EDI, юридически значимые электронные документы через технологию ЭДО и транспортной накладной. Также через сервис можно передавать данные о маркированных товарах национальной системе маркировок «Честный знак».

Внутри платформы можно настраивать цепочки согласований, ускоряя внутреннюю работу с документами. Сервис будет самостоятельно перемещать документ между сотрудниками и напоминать подписать его, а в дальнейшем отображать статус.

Бесплатной версии у платформы нет, но можно попробовать все функции в демо-версии.

Работа с сайтом

Сайт компании — основная точка соприкасновения с лидом. На нём должна быть отражена актуальная информация о продуктах, акциях. Для обывателей, чтобы не обращаться постоянно к разработчикам сайта и не изучать код, были созданы no-code сервисы.

No-code сервисы дают возможность разрабатывать IT-продукты, не используя код. Это может быть сайт, приложение, чат-бот. Если необходимо обновить информацию об акции, то достаточно зайти в админ-панель и вставить новую информацию.

Tilda

В Tilda есть уже готовые шаблоны сайтов, а также модули, из которых можно собрать веб-страницу. В блоки можно перетаскивать готовые изображения, редактировать и перемещать их. Есть возможность с нуля создать сайт, но понадобиться знания html-вёрстки. Можно добавлять метаописания и заголовки на страницах для поисковой оптимизации сайта. В бесплатной версии можно опубликовать только один сайт.

Управление персоналом

Масштабирование компании предполагает увеличение штата. Однако составлять графики работы, отпусков, отгулов все равно необходимо. Проще координировать работу сотрудников, закрывать дыры в графике с помощью программ, которые подсвечивают работу коллег.

В WMN-сервисах сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, начальство следить за удалёнными подчинёнными,, количеством рабочих и выходных дней. Информацию об отработанных днях можно передавать в бухгалтерию, где автоматически рассчитается зарплата.

Naumen

Платформа Naumen WFM позволяет максимально эффективно расставить персонал по сменам, контролировать присутствие и учет рабочего времени. Система на основе исторических данных создаёт прогнозы и строит оптимальный график с учетом потребности в персонале, квалификации сотрудников, событий, правил работы компании и пожеланий сотрудников.

Управлять платформой можно как через web-интерфейс, так и мобильное приложение. Бесплатной версии у сервиса нет, но можно запросить демонстрацию всех возможностей.

Вывод

Технологии автоматизации помогают бизнесу сократить время на выполнение рутинных задач, уменьшить количество ошибок и освободить сотрудников для выполнения творческих и стратегических задач. Кроме того, с каждым новым внедрением оптимизируются процессы в компании и повышается её конкурентоспособность.