10 советов по управлению общими файлами на Google Диске

Совместное использование документов на Google Диске больше не является новым. И это только поправилось, поскольку удаленная работа затрагивает все уголки земного шара. Для нас это хорошая новость, так как простая общая папка Google Drive открывает множество идей для совместной работы в разных доменах.

Вы все еще понимаете это? Эти десять советов помогут вам лучше управлять общими файлами с сегодняшнего дня.

Основы Google Drive Sharing

Вы можете поделиться любым файлом или папкой. Но вы должны обратить внимание на людей, с которыми вы делитесь, и на уровень разрешений общего доступа, которые вы разрешаете на Google Диске.

Двухминутное видео подводит итог процесса.

Как владелец, вы можете предоставить другим пользователям полное право владения файлом или доступ к просмотру и редактированию определенного уровня.

• Можно редактировать: электронную таблицу для совместной работы, над которой вы работаете со своей командой.
• Можете прокомментировать: черновик книги вы пишите. Другие могут просматривать и добавлять комментарии к файлу, но не могут его редактировать. Папки не имеют комментариев.
• Можно просмотреть: приглашение на выходные дни, которое вы только что сделали с презентацией.

Вот диаграмма, которая сравнивает доступ для зрителя, комментатора, редактора или владельца:

Источник: Поддержка Google

1. Как отключить копирование, загрузку и печать общих файлов?

Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Расширенная функция управления правами на информацию удаляет эти параметры из меню программы просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами.

Откройте Google Drive. Выберите общий файл и нажмите значок «Поделиться» в правом верхнем углу.

В диалоговом окне «Поделиться с людьми и группами» добавьте имя соавторов. Установите уровень разрешений ваших соавторов из раскрывающегося списка рядом с полем имени. Google Drive имеет следующие права доступа: Редактор, Просмотр, Комментатор.

Отправка уведомления и личного сообщения не является обязательной. Теперь вы можете отключить загрузку, печать или копирование общего файла. Нажмите значок «Механизм», чтобы отобразить еще два разрешения, которые можно снять, чтобы повысить конфиденциальность вашего документа.

Вернитесь в предыдущее диалоговое окно, щелкнув стрелку, а затем отправьте файл своему сотруднику.

Зрители увидят уведомление об отключенных параметрах экспорта в верхней части меню «Файл» и «Редактировать». Параметры копирования, печати и загрузки также выделены серым цветом для конкретных документов, электронных таблиц и презентаций.

Обратите внимание, что пользователи с правами «редактирования» по-прежнему смогут загружать, распечатывать и копировать ваш файл, даже если этот параметр включен.

2. Поделитесь папкой с пользователями, не входящими в Google

Вашим друзьям и коллегам не нужна учетная запись Google для просмотра папки или документа на Google Диске. Вы можете отправить приглашение на их адрес электронной почты. Или используйте ссылку общего доступа.

Пользователи и соавторы не из аккаунта Google могут просматривать файл только независимо от того, какое у вас разрешение.

Совместное использование через общедоступную ссылку представляет собой угрозу безопасности для конфиденциальных документов, поскольку любой пользователь, имеющий ссылку, может получить доступ к файлу. Поэтому используйте его в общедоступном чате, электронной почте или в социальных сетях, только если документ может просматривать кто угодно.

3. Загрузите общую папку Google Drive

Google Drive позволяет загружать все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папок с любыми подпапками сохраняется в архиве.

Перейдите на страницу «Поделиться со мной» на вашем Google Диске. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите «Загрузить».

Вы также можете использовать значок тройных точек на панели инструментов, чтобы загрузить папку.

Если вы загрузите Google Doc, Sheet или Slide, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в их родном формате.

4. Передача прав собственности на файлы кому-то другому

Есть много причин для передачи права собственности на документы кому-то еще. Может быть, кто-то другой берет на себя проект. Может быть, кто-то уволил тебя. Более того, вы отправляетесь в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой передачи документов и папок на Google Диске прост.

Откройте Google Drive. Выберите общую папку или файл в документах, листах или слайдах и щелкните значок «Поделиться» в правом верхнем углу. Если предполагаемый владелец не имеет доступа к общему ресурсу, пригласите, введя адрес электронной почты в поле «Поделиться с людьми и группой». Тогда сохраните.

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите владеть файлом или папкой. Выберите Сделать владельцем.

Ваша роль переходит от владельца к редактору после передачи права собственности. Всплывающее сообщение предупреждает вас, что «новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа ».

Примечание. Вы не можете передать право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, файл PDF или файл изображения).

5. Как запросить доступ к общим файлам?

Когда вы пытаетесь получить доступ к файлу через общую ссылку, вы можете увидеть сообщение «Вам нужен доступ».

Иногда владельцы делятся ссылкой, прежде чем они установили разрешения. Кроме того, вы можете открыть файл с альтернативным идентификатором Google. Это легко запросить доступ с помощью одного клика.

На рабочем столе:

• Откройте ссылку на файл.
• Нажмите Запросить доступ.

На мобильном телефоне:

С помощью приложения Drive for Android или iOS вы можете запросить доступ одним касанием, когда появится сообщение «Невозможно получить доступ к документу». Запрашивая разрешение, вы отправите электронное письмо владельцу приложения. Владельцы файлов сразу получают уведомление на Android и iOS.

Загрузить: Google Drive для Android | IOS (Бесплатно)

6. Поиск сотрудника

Совместное использование документа с 10 участниками легко. Разделите это с 50 звонками для большего планирования. Управление общими файлами также означает отслеживание того, какой соавтор работает над каким документом.

Перейти к просмотру деталей (нажмите значок «I» на панели инструментов). Перейдите на вкладку «Активность», чтобы быстро увидеть, какими файлами вы недавно поделились.

Нажмите «Совместно со мной» на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть общий доступ.

Используйте Google Drive Search и его расширенные фильтры. Преимущества производительности не станут неожиданностью для тех, кто знаком с фильтрами Gmail.

Используйте окно поиска в верхней части Google Drive. Поиск на Google Диске также выполняет поиск в теле документа слов, которые вы хотите найти.

Вы можете искать первые 100 страниц любых текстовых документов или текстовых PDF-файлов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст, найденный на первых 10 страницах любого изображения PDF-файлов. Вместо того, чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию, чтобы быстро добраться до файла.

Находясь в Google Диске, нажмите косую черту, чтобы поместить курсор прямо в окно поиска. Нажмите на маленькую стрелку раскрывающегося списка в окне поиска, чтобы отобразить основные поисковые фильтры. Изучение нескольких ручных параметров поможет вам сэкономить время.

Например: чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте: bob@gmail.com.

Справка Google имеет полный список в разделе «Расширенный поиск в Google Drive».

7. Упростите обмен, создав контакт-группы

С контактами электронной почты вам не нужно устанавливать индивидуальные разрешения для документов для членов вашей команды. Вы можете просто создать ярлыки, которые представляют собой набор контактов в определенных группах электронной почты.

Войти в Контакты Google, На левой боковой панели нажмите Создать ярлык.

Дайте ему описательное имя в соответствии с командным проектом. Или что-нибудь еще, что делает их легко запоминающимися. Вы можете называть ярлыки по разрешениям, чтобы их было легко запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких ярлыков.

Например: Project.view или Project.edit

Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске.

8. См. Количество просмотров общего документа

Google ведет историю версий, но нет способа узнать, сколько раз был просмотрен общий документ. Я получил ответ на этот вопрос от старого Обмен стека обсуждение.

Отправьте ссылку на документ в службу сокращения URL-адресов http://goo.gl и поделитесь только этим URL-адресом. Этот сервис предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата эта ссылка, что примерно настолько близко, насколько вы можете узнать, сколько раз был доступ к вашему документу.

Google отключил поддержку своего собственного сокращающего URL-адреса. Ты можешь использовать Bitly вместо. Это полезно в тех случаях, когда вы можете поделиться документом публично и проверить ответ. Обратите внимание, что общедоступные документы и файлы отображаются в результатах поиска.

Некоторые идеи для публичного обмена:

• Загрузить и поделиться электронной книгой.
• Проверьте первоначальный ответ на креативный продукт.
• Выпустите презентацию Slides для публичного просмотра (например, SlideShare).
• Найти открытый образовательный контент.

Совет. Вы можете использовать простой поиск по сайту Google для поиска общедоступных документов. Например. ключевое слово site: drive.google.com

9. Поделиться со Slack

Если вы еще не работаете со Slack, пришло время представить его вашей команде. Есть много способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Интеграция с Google Drive является одной из самых популярных.

Slack позволяет импортировать файлы Google Drive и делиться ими через Slack. Все импортированные файлы Google Диска также проиндексированы Slack для удобного поиска и справки. Файлы не хранятся в Slack – они остаются в ваших папках Google Drive. Slack действует как канал.

Небольшой пример: вставьте ссылку на документ Google в чате Slack. Slack отображает фрагмент содержимого файла под ссылкой после его интеграции. Это более полезно, чем просто делиться слепыми ссылками.

Slack Справочный центр показывает, как вы можете подключить Google Drive к Slack двумя простыми способами.

10. Поделитесь Google Docs из Microsoft Office

Диск Google против Microsoft Word
          
            
            
           может быть ежедневный бой из двух офисных апартаментов, но две электростанции наконец-то играют хорошо. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint в Google Drive и работать с ними в облаке, как в любом другом общедоступном файле Google Drive.

Все обновления сохраняются в файлы в исходном формате. Офисные документы, хранящиеся на диске, также контролируются версиями. Вы можете отслеживать предыдущие версии файла Office или вернуться к более старой версии.

Если вы хотите использовать определенные инструменты Google Drive, такие как надстройка или переводы, просто преобразуйте файл Microsoft в документ Google. В противном случае вам не придется менять один формат на другой.

Совместное использование файлов на Google Диске – это просто

Это также стало проще. Есть еще несколько настроек Google Диска, которые вы можете изменить, чтобы сделать рабочий процесс более плавным. Потратьте некоторое время на совместные функции Google Диска, поскольку от этого зависит гармония командной работы.

В качестве моста для совместной работы Google Диск должен быть частью вашей настройки удаленной работы в домашнем офисе
          
            
            
           или где-нибудь еще в мире.