10 малоизвестных функций «Р7-Офис», которые вы зря не используете

Офисный пакет «Р7-Офис» предлагает широкие возможности для создания, редактирования и управления различными типами файлов. Но многие полезные инструменты остаются недооцененными или незнакомыми пользователям. В этой статье рассмотрим 10 малоизвестных функций, которые вы зря не используете, так как они способны значительно улучшить и упростить работу.

Добавление водяного знака

Водяной знак — это полезный инструмент для защиты авторских прав и подтверждения подлинности документа. В редакторе «Р7-Офис» его можно добавить с помощью специальных функций.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

В главном меню перейти во вкладку «Макет».
Выбрать подменю «Подложка».
В выпадающем списке кликнуть строку «Настраиваемая подложка».

После этого откроется меню «Параметры подложки», в котором нужно выбрать желаемые настройки и подтвердить их нажатием кнопки «ОК».

В итоге водяной знак с указанными параметрами появится на каждой странице документа. При необходимости его можно изменить или удалить воспользовавшись тем же меню.

Добавление диаграммы

Диаграммы — это эффективный инструмент для визуализации данных, который позволяет улучшить восприятие и анализ информации. Их можно легко добавлять и настраивать с помощью функций «Р7-Офис».

Для этого нужно выполнить следующие действия:

В главном меню перейти во вкладку «Вставка».
Кликнуть подменю «Диаграмма».
В выпадающем списке выбрать тип: гистограмма, график, круговая, линейчатая и т.д.

Но инструкция немного отличается для текстовых документов и для таблиц:

В случае в таблице нужно сначала выбрать диапазон данных. И после выбора типа диаграммы они будут автоматически визуализированы.
В текстовом документе наоборот — после выбора типа диаграммы откроется меню «Редактор диаграмм». В нем нужно заполнить ячейки значениями, которые будут отображены в диаграмме.

В обоих случаях после добавления диаграммы можно настроить ее внешний вид. Например, изменить цвет, шрифт, размер, подписи данных, заголовок и т.д.

Автоматическое обновление даты и времени

Функция автоматического обновления даты и времени в «Р7-Офис» позволяет поддерживать документы в актуальном состоянии. Это особенно важно для деловых отчетов, официальных писем и других документов, где важно показывать текущее время и дату при многократном использовании.

Чтобы добавить дату и время с автоматическим обновлением, необходимо выполнить следующие действия:

Установить курсор в том месте, где нужно добавить дату и время.
В главном меню перейти во вкладку «Вставка».
Нажать подменю «Вставить текущую дату и время».
В открывшемся окне «Дата и время» выбрать желаемые параметры:
- Язык;
- Формат;
- Установить галочку возле пункта «Обновлять автоматически».
Для завершения настройки нажать кнопку «ОК».

После этих действий дата и время появятся в выбранном месте. И они будут обновляться автоматически.

Преобразование форматированного текста в обычный

Благодаря форматированию текста можно сделать документы более читабельными и привлекательными. Например, путем добавления заголовков, абзацев, цитат и т.д. Но в некоторых случаях может понадобиться преобразовать форматированный текст в обычный, чтобы удалить все стили и оставить только чистое содержимое.

В «Р7-Офис» это можно сделать по следующей инструкции:

Выделить текст, который нужно преобразовать в обычный.
В главном меню перейти во вкладку «Главная».
Нажать одну из двух функций:
- В меню управления стилями — «Очистить стиль».
- В меню выбора стилей — «Обычный».

На первом шаге можно выбирать отдельное предложение, страницу или целый документ. Весь текст, независимо от объема, будет преобразован в обычный.

Защита документа паролем

Защита документа паролем — это важная мера для обеспечения конфиденциальности и безопасности информации. В «Р7-Офис» предусмотрена специальная функция установки пароля, которая позволяет ограничить несанкционированный доступ к документам и их содержанию.

Чтобы ее использовать, необходимо выполнить следующие действия:

В главном меню перейти во вкладку «Защита».
Нажать подменю «Защитить документ».
В открывшемся окне «Защитить» нужно прописать желаемый пароль и повторить его в соответствующих строках.
Выбрать степень доступа для пользователей с паролем:
- Только чтение.
- Заполнение форм.
- Отслеживаемые изменения.
- Комментарии.
Нажать кнопку «Защитить», чтобы сохранить настройки.

Стоит учитывать, что если пароль будет забыт или утерян, то восстановить полный доступ невозможно. Поэтому его нужно хранить в надежном месте.

Добавление буквицы

Буквица — это увеличенная первая буква абзаца, которая часто используется в печатных и электронных изданиях для создания декоративного эффекта и привлечения внимания читателя. В «Р7-Офис» ее можно добавить с помощью соответствующей функции.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Установить курсор в том абзаце, в который нужно добавить буквицу.
В главном меню перейти во вкладку «Вставка».
Кликнуть подменю «Буквица».
В выпадающем списке выбрать тип буквицы:
- встроенная в тексте;
- на полях страницы.

После этих действий буквица появится в выбранном абзаце, в виде увеличенной первой буквы. При необходимости ее можно отредактировать с помощью стандартных функций — изменить размер, шрифт, цвет и т.д.

Добавление флажка

Флажки (чекбоксы) предназначены для создания интерактивных документов, форм и опросов. Они позволяют читателям отмечать определенные пункты или выбирать варианты ответов. В документах «Р7-Офис» их можно добавлять с помощью удобных функций.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Установить курсор в том месте документа, где нужно добавить флажок.
В главном меню перейти во вкладку «Вставка».
Кликнуть подменю «Элементы управления содержимым».
В выпадающем списке выбрать «Флажок».

После этих действий флажок появится в выбранной позиции. При необходимости его можно перетащить в другое место или повторить инструкцию, чтобы добавить еще несколько флажков.

Рядом с флажками можно прописать необходимые формы опросов, анкет и т.д. Соответственно, читатели смогут выбирать варианты ответов.

Чат для общения прямо в редакторе

Благодаря встроенному чату для общения в «Р7-Офис» совместная работа становится еще более эффективной и удобной. Эта функция позволяет обмениваться сообщениями и замечаниями прямо в процессе редактирования документа, что значительно улучшает взаимодействие между пользователями.

Чат для общения изначально становится доступен при создании документа «Р7-Офис». Чтобы начать его использовать, нужно выполнить следующие действия:

Открыть вкладку «Чат» в левом боковом меню.
Написать текст первого сообщения в специальном блоке.
Нажать кнопку «Отправить», чтобы сообщение попало в общий чат.

После этого все пользователи, у которых есть доступ к документу, смогут просматривать сообщения и отвечать друг другу в чате.

Плагин «Главред»

Плагин «Главред» — это мощный инструмент для редактирования и улучшения документа. Он помогает авторам избегать канцеляризмов, штампов и других языковых погрешностей, делая текст более живым и понятным для читателя. В «Р7-Офис» этот плагин «Главред» интегрируется прямо в текстовый редактор.

Чтобы его использовать, необходимо выполнить следующие действия:

Выделить текст, который нужно проверить и улучшить.
В главном меню перейти во вкладку «Плагины».
Выбрать плагин «Главред».

В итоге откроется окно «Главред», в котором цветом будут подсвечены проблемные фрагменты текста. На них можно кликать левой кнопкой мыши, чтобы просматривать рекомендации по улучшению. Тут же будет указана оценка 1 до 10 по шкале Главреда. Считается, что качественный текст должен набрать более 7,5 баллов.

Автоматическое распознавание текста с картинки

Автоматическое распознавание текста с изображений позволяет преобразовывать текст из картинок в редактируемый формат. Специальный плагин делает этот процесс простым и эффективным.

Чтобы его использовать, нужно выполнить следующие действия:

В главном меню перейти во вкладку «Плагины».
Выбрать плагин «Распознавание текста».
В открывшемся окне кликнуть кнопку «Загрузить файл». И выбрать на компьютере изображение, которое нужно распознать.
Выбрать язык текста, например, русский.
Нажать кнопку «Распознать».

После этих действий программа автоматически распознает текст с картинки и покажет его в том же окне «Распознавание текста». Далее можно кликнуть по кнопке «Вставить текст», чтобы добавить его в документ.

Использование вышеперечисленных функций поможет значительно повысить продуктивность и упростить выполнение повседневных задач. Благодаря таким инструментам можно сделать документы более структурированными, защищенными и профессиональными. Поэтому не бойтесь экспериментировать с настройками чтобы открыть для себя новые возможности офисного пакета.